"ما هزینه های نیروی کار را 33٪ کاهش دادیم" - گزارش مشتری 2023.

در اوایل سال 2023، من به صورت حساب کار خود نگاه کردم و فوراً فشار را احساس کردم. ساعت ها در حال افزایش بود، وقت های اضافه مدام ظاهر می شد، و تیم همچنان در تمام روز مشغول بود. ما سخت کار می کردیم، اما کار خوب پیش نمی رفت. من با بریدن مردم شروع نکردم. من با اعداد شروع کردم. من یک ماه حقوق و دستمزد، سیاهههای مربوط به نوبت کاری و داده های خروجی را از یکی از سایت های انبارمان برداشتم. این الگو به راحتی قابل تشخیص بود. برخی از شیفت ها پر کار بودند. برخی از ساعات پرمشغله کوتاه بود. استخدام های جدید به حمایت بیش از حد نیاز داشتند. سرپرستان زمان زیادی را صرف تنظیم برنامه ها به جای اجرای طبقه می کردند. یک مثال واضح از شیفت دریافت جمعه ما آمد. آن شیفت همیشه داغ بود. ما مدام کمک بیشتری می‌خواستیم، با این حال پالت‌ها هنوز در نزدیکی اسکله پشتیبان‌گیری می‌کردند. وقتی روند را از نزدیک تماشا کردم، مشکل واقعی را دیدم. تیم کند نبود. فاصله بین دریافت و کنار گذاشتن نامرتب بود، بنابراین مردم منتظر یکدیگر بودند. من هزینه نیروی کار را در سه مرحله عملی ثابت کردم. من پرسنل را به تقاضا تطبیق دادم. من به حجم سفارش، تحویل ورودی و حجم تماس به ساعت نگاه کردم. سپس به جای استفاده از تعداد کار یکسان در تمام روز، برنامه را در مورد دوره های شلوغ بازسازی کردم. چند ساعت به دست های بیشتری نیاز داشت. بعضی از ساعت ها اینطور نبود. من همپوشانی بین شیفت ها را کوتاه کردم و کار مدیریت را به بلوک های زمانی کندتر منتقل کردم. من همچنین یک قانون ساده را تعیین کردم: اضافه کاری قبل از تأیید نیاز به بررسی مدیر داشت. کارهای دستی مکرر را حذف کردم. تیم ما یادداشت های مشابه را در برگه های مختلف کپی می کرد. یک ناظر به روز رسانی ها را روی کاغذ می نویسد، سپس آنها را بعداً دوباره تایپ می کند. که هر شیفتی وقت را تلف کرد. من آن را با یک چک لیست مشترک و یک فایل انتقال شیفت مشترک جایگزین کردم. تغییر کوچک به نظر می رسید. در هر دست‌اندازی، دقیقه‌ها ذخیره می‌شد، و این دقیقه‌ها به سرعت جمع می‌شد. من ابتدا افراد را روی مجموعه کوچکتری از وظایف آموزش دادم. افراد تازه استخدام شده اغلب یکباره چیزهای زیادی یاد می گرفتند، سپس برای هفته ها به کمک نیاز داشتند. من آن را تغییر دادم. من کار را به سه وظیفه اصلی گروه بندی کردم و قبل از اینکه به لایه بعدی بروم به هر فرد روی آن ها آموزش دادم. یکی از اعضای تیم جدید در خط بسته بندی ما بسیار سریعتر از قبل به خروجی ثابت می رسد زیرا تلاش نمی کرد کل طبقه را در روز اول یاد بگیرد. او یک فرآیند را یاد گرفت، آن را تکرار کرد و اعتماد به نفس ایجاد کرد. من هر هفته چند عدد ساده را دنبال می کردم. هزینه نیروی کار به ازای هر سفارش، ساعات اضافه کاری، شیفت های از دست رفته و دوباره کاری را تماشا کردم. همچنین از سرپرستان پرسیدم زمان در کجا از دست می رود. داده ها و بازخورد طبقه با یکدیگر مطابقت داشتند، که به من کمک کرد روی اصلاحات درست متمرکز بمانم. تا پایان سال 2023، هزینه نیروی کار ما 33 درصد در مقایسه با سال قبل کاهش یافت. این از یک حرکت بزرگ ناشی نشد. این ناشی از تغییرات کوچکی بود که با هم کار کردند. برنامه ریزی بهتر دوباره کاری کمتر ورود سریعتر ساعت های تلف شده کمتر درس اصلی من ساده بود. هزینه نیروی کار تنها یک موضوع حقوق و دستمزد نیست. این یک مسئله فرآیندی است. وقتی نحوه حرکت کار را در تیم بهبود دادم، هزینه ها کاهش یافت و روز برای همه شیفت ها راحت تر شد. اگر فقط ساعات کار را کاهش می دادم، پس انداز به سرعت محو می شد. وقتی به جای آن زباله ها را بریدم، نتیجه ماندگار شد.

چیزی که مدام می دیدم در کسب و کارهای کوچکی که با آنها کار می کردم مدام همین الگو را می دیدم. تیم تمام روز مشغول بود. حقوق و دستمزد همچنان بالا می رفت. مشتریان هنوز تأخیر را احساس می کردند. من اول مشکل کادرفنی ندیدم. من مشکل فرآیندی را دیدم. دست دادن خیلی زیاد انتظار زیاده کارهای بیش از حد دو بار انجام شده است. یکی از واضح ترین موارد، یک کافه خانوادگی بود. صاحب خانه هر هفته همین را به من می گفت: "مردم من سخت کار می کنند، اما من هنوز بابت کار ضرر می کنم." مهمانان نیز فشار را احساس کردند. سرعت سفارشات در ساعات شلوغی کاهش یافت و پیشخوان جلویی متشنج به نظر می رسید. من جریان روزانه را مطالعه کردم. من تماشا کردم که چگونه کارکنان فروشگاه را باز کردند، سفارش گرفتند، نوشیدنی درست کردند، میزها را تمیز کردند و در شب تعطیل کردند. وقتی نزدیک کار ماندم، ضایعات به راحتی قابل تشخیص بود. چیزی که تغییر دادم با برنامه شروع کردم. کافه در زمان‌های خلوت افراد زیادی روی زمین و در زمان اوج ترافیک تعداد بسیار کمی داشت. من به جای استفاده از یک طرح هر روز، تغییرات را با الگوهای فروش مطابقت دادم. این به تنهایی زمان بیکاری را کاهش داد. کار را هم به قسمت های کوچکتر تقسیم کردم. یک نفر تهیه نوشیدنی را انجام داد. یک نفر در ثبت نام ماند. یک نفر میزهای غذاخوری را تماشا کرد و در تمیز کردن کمک کرد. قبل از آن تغییر، هر کارگر به تغییر وظایف ادامه می داد. که از بیرون انعطاف پذیر به نظر می رسید. داخل فروشگاه تاخیر ایجاد کرد. مردم تمرکز خود را از دست دادند. مهمانان بیشتر منتظر ماندند. من یک لیست آماده سازی ساده برای باز کردن و یک یادداشت کوتاه برای هر شیفت اضافه کردم. هیچ چیز فانتزی نیست فقط مراحل را روی کاغذ روشن کنید. هر کارگر می‌دانست که قبل از شروع خدمت چه کاری باید انجام شود و چه چیزی باید به فرد بعدی منتقل شود. من همچنین به زباله های موجود در لوازم نگاه کردم. کافه چند اقلام را بیش از حد سفارش داد و در مورد برخی دیگر کوتاهی کرد. این منجر به خریدهای عجله‌ای، هزینه‌های اضافی تحویل و خرابی موجودی شد. من سفارشات را به اطلاعات فروش هفته قبل گره زدم. این به مالک کمک کرد آنچه را که فروشگاه واقعاً استفاده می‌کرد بخرد. آنچه اعداد نشان دادند پس از این تغییرات، هزینه های نیروی کار در دوره بررسی 33 درصد کاهش یافت. من می خواهم اینجا مراقب باشم. این افت ناشی از شل کردن افراد یا فشار دادن بیشتر به تیم نبود. این ناشی از زمان‌بندی سخت‌تر، انتقال‌های پاک‌تر و حرکت‌های هدر رفته کمتر است. مالک متوجه تغییر دیگری نیز شد. مهمان ها آرام تر بودند. خط سریعتر حرکت کرد. نوشیدنی ها با اشتباهات کمتری بیرون آمدند. کارکنان در پایان روز کمتر خسته به نظر می رسیدند. این مهم تر از آن چیزی است که مردم فکر می کنند. مشتریان می توانند احساس کنند که یک تیم تحت فشار است. آنها متوجه می شوند که آیا کسی عجله می کند، کار را تکرار می کند یا در مرحله بعدی حدس می زند. یک روند صاف به کل اتاق احساس بهتری می دهد. آنچه یاد گرفتم فکر نمی کنم هزینه نیروی کار کمتر به معنای کیفیت خدمات پایین تر باشد. من معتقدم هدف استفاده بهتر از هر ساعت پرداخت شده است. اگر یک کارگر ده دقیقه را صرف جستجوی لوازم کند، ضایعات است. اگر دو نفر یک کار را انجام دهند، این اتلاف است. اگر برنامه الگوهای ترافیکی را نادیده بگیرد، این اتلاف است. من دیده‌ام که مالکان هزینه‌های نیروی کار را مقصر می‌دانند، در حالی که مشکل واقعی نبود ساختار بود. هنگامی که فرآیند تمیزتر شد، تیم نیازی به کار سخت برای ارائه یک تجربه بهتر نداشت. ** کاری که دوباره انجام می‌دهم ** با این مراحل شروع می‌کنم: - تماشای یک روز کامل کار از ابتدا تا انتها - علامت‌گذاری هر تأخیر، تکلیف تکراری، و جابجایی اضافی - تطبیق کارکنان با تقاضای واقعی - به هر نقش فهرست وظایف واضحی بدهید - دقت سفارش، زمان انتظار و استفاده از نیروی کار را هر هفته دنبال کنید - برنامه را بر اساس اعداد تنظیم کنید، نه از روی حدس و گمان، الگوی مشابهی را مشاهده کردم. پیشخوان ها و مغازه های کوچک مواد غذایی. کسب و کار همیشه به نیروی کار بیشتری نیاز ندارد. اغلب به زباله کمتری نیاز دارد. ** غذای آماده من ** اگر می خواهم هزینه های نیروی کار کمتر و بازخورد بهتر مشتری را داشته باشم، دنبال میانبرها نمی روم. من کار را تمیز می کنم. آنجاست که سود خود را نشان می دهد. تیم احساس ثبات بیشتری می کند. خدمات نرم تر به نظر می رسد. مشتریان بدون اینکه کسی مجبور شود متوجه تفاوت می شوند.

من می دانم که هزینه های نیروی کار چقدر سریع می تواند افزایش یابد. چند ساعت اضافه اینجاست یک شیفت عجولانه وجود دارد. برنامه ای که روی کاغذ خوب به نظر می رسد، سپس با شروع روز به هم می ریزد. من بارها و بارها همان الگو را می بینم. تیم شلوغ است، اما ساعت ها همچنان در حال افزایش هستند. مدیران زمان زیادی را صرف پر کردن شکاف ها می کنند. اضافه کاری شروع به احساس طبیعی می کند. این فشار می تواند به شدت به حاشیه ها ضربه بزند. رویکرد من ساده است. من به دنبال کاری هستم که زمان می خورد بدون اینکه ارزش زیادی بیافزاید. من مراقب جاهایی هستم که برنامه خراب می‌شود، جابه‌جایی‌ها سرعت افراد را کاهش می‌دهند، و کارهای تکراری باعث می‌شود کارکنان از کار اصلی دور شوند. یکی از مشتریانی که با او کار می کردم، تیم انباری را اداره می کرد که مدام اهداف نیروی کار را گم می کرد. موضوع تلاش نبود. مشکل تناسب ضعیف شیفت، بررسی دستی بیش از حد، و تغییرات بسیار زیاد در لحظه آخر بود. ما برنامه را تمیز کردیم، جریان کار را سخت‌تر کردیم و چند مرحله اضافی را که به راحتی از دست می‌رفت حذف کردیم. نتیجه کاهش 33 درصدی هزینه نیروی کار در آن دوره آزمایشی بود. آنچه من به آن نگاه می کنم: - اضافه کاری بر اساس نقش و تغییر - زمان بیکاری در پنجره های کم تقاضا - دوباره کاری که افراد را از کار خارج می کند - مراحل دستی که می توان کاهش داد - شکاف های پوششی که باعث ایجاد وحشت در کارکنان می شود - مشاغلی که نیاز به برنامه زمانی بهتری دارند مطابقت دارند من همچنین دوست دارم این اصلاح را عملی نگه دارم. اگر بتوان یک کار را گروه بندی کرد، آن را گروه بندی می کنم. اگر بتوان یک شیفت را با تقاضا مطابقت داد، من آن را مطابقت می دهم. اگر گزارشی به مدیری کمک کند سریعتر واکنش نشان دهد، من آن گزارش را برای خواندن آسان می کنم. بسیاری از ضایعات نیروی کار در یک دید آشکار پنهان می شوند. ممکن است یک تیم به افراد بیشتری نیاز نداشته باشد. ممکن است به زمان‌بندی بهتر، جابجایی‌های تمیزتر و توقف و شروع کمتری نیاز داشته باشد. آنجاست که توجهم را متمرکز می کنم. من این کار را در تیم های خرده فروشی، تدارکات و خدمات دیده ام. تنظیم تغییر می کند. نقطه درد ثابت می ماند. ساعات زیاد پرداختی به مواردی اختصاص می‌یابد که به پیشرفت کسب‌وکار کمک نمی‌کند. من به نتایجی اهمیت می دهم که می توانند در کارهای روزمره پایدار باشند. ضایعات کمتر. استرس کمتری روی برنامه استفاده بهتر از هر ساعت پرداختی. اگر می‌خواهید هزینه‌های نیروی کار را بدون ایجاد فشار در تیم کاهش دهید، من می‌توانم به شما کمک کنم تا نشت‌ها را شناسایی کنید، روند را سخت‌تر کنید و برنامه‌ای بسازید که متناسب با کاری باشد که قبلاً دارید.

من قبلاً به هزینه نیروی کار به عنوان یک عدد در گزارش نگاه می کردم. ساده به نظر می رسید. این نبود. وقتی این تعداد مدام در حال افزایش بود، من بارها و بارها همان نقاط دردناک را دیدم: اضافه کاری انباشته، تحویل آهسته، تعداد زیادی از مردم منتظر کار، و مدیرانی که خلأها را با ساعات اضافی پوشش می‌دهند. تیم احساس می کرد مشغول است، اما خروجی با تلاش مطابقت نداشت. این شکاف جایی است که هزینه افزایش می یابد. دیدگاه من ساده است: هزینه نیروی کار به ندرت تنها با کاهش دادن افراد کاهش می یابد. زمانی که کار راحت‌تر جابجا می‌شود، ردیابی آن آسان‌تر و به پایان می‌رسد، کاهش می‌یابد. من این را از یک پروژه انباری که روی آن کار کردم یاد گرفتم. این تیم 18 کارگر در یک روز عادی داشت. سفارشات در حال خارج شدن بودند، اما برنامه همچنان از بین می رفت. انتخاب کنندگان بیش از حد راه رفتند. بسته بندی ها منتظر اقلامی بودند که دیر رسیدند. سرپرستان در روزهای شلوغ اضافه کاری اضافه می کردند زیرا خط نمی توانست به آن برسد. صورتحساب ماهانه نیروی کار همچنان بالا می رفت. من با دیدن کار شروع کردم نه گزارش. روی زمین ایستادم و به سه چیز توجه کردم: - مردم دو بار یک کار را انجام می‌دادند - برخی از پرسنل شکاف‌های بیکار داشتند در حالی که برخی دیگر بیش از حد بارگیری می‌کردند - زمان شروع شیفت با جریان نظم مطابقت نداشت. این به من گفت که مسئله تلاش نیست. جریان بود. من یک سوال پرسیدم که هر مدیری باید بپرسد: زمان کجا ناپدید می شود؟ جواب سریع آمد. یک انتخاب کننده دقایق بیشتری را صرف حرکت در انبار برای سفارشات ترکیبی کرد. یک بسته بندی هر چند سفارش را مکث می کرد تا منتظر برچسب ها بماند. یک ناظر بخشی از صبح را صرف تغییر دادن افراد به صورت دستی کرد. تاخیرهای کوچک بی ضرر به نظر می رسید. آنها با هم هزینه زیادی دارند. من در مراحل کوچک کار را تغییر دادم. - سفارش‌ها را بر اساس منطقه گروه‌بندی کردم، بنابراین زمان سفر کاهش یافت - شروع شیفت را با اوج سفارش واقعی تطبیق دادم - چاپ لیبل را به بسته‌بندی نزدیک‌تر کردم - یک تابلوی کارکنان روزانه ساده تنظیم کردم تا همه همان طرح را ببینند - من چک‌های تکراری را حذف کردم که ارزش افزوده نداشت، هیچ یک از این تغییرات چشمگیر نبود. نکته همین بود. مشکل هزینه نیروی کار اغلب در زباله های کوچک زندگی می کند، نه یک اشتباه بزرگ. پس از تغییرات، تیم با جابجایی کمتری بین وظایف کار کرد. مردم همچنان سخت کار می کردند. آنها فقط زمان کمتری را صرف انتظار، راه رفتن و رفع مشکلات قابل اجتناب کردند. وقت اضافه سقوط کرد. خروجی ثابت ماند. هزینه نیروی کار در طول دوره بررسی 33 درصد کاهش یافت. من با آن عدد به عنوان جادو رفتار نمی کنم. من آن را به عنوان مدرکی در نظر می‌گیرم که طراحی بهتر کار مهم است. یکی از واضح ترین درس ها از یک شیفت به نام ماریا آمد. او به من گفت که هر ساعت حدس می‌زد کجا به کمک نیاز است. بعضی روزها درست حدس زد. در مورد دیگران، او خیلی دیر مردم را جابجا کرد. بعد از اینکه تابلوی پرسنل را در جای خود قرار دادیم، او می توانست نقشه را در یک نگاه ببیند. او گفت که زمین آرام تر بود و من او را باور کردم. عملیات آرام معمولاً هزینه کمتری نسبت به عملیات بی نظم دارد. اگر می‌خواهم این موضوع را برای صاحب کسب‌وکار دیگری توضیح بدهم، آن را به صراحت بیان می‌کنم: - با کاری که می‌توانید ببینید شروع کنید - ردیابی زمان از دست دادن - مطابقت دادن کار به تقاضا - حذف مراحل تکراری - تماشای اضافه کاری به عنوان یک علامت هشدار، نه راه‌حلی. همچنین یاد گرفتم چه کارهایی را نباید انجام دهم. من بدون بررسی حجم کاری شیفت های کاری را کاهش نمی دهم. من به مردم بیشتر فشار نمی‌آورم و انتظار دارم مشکل هزینه از بین برود. وقتی اطلاعات طبقه در دسترس باشد، به غریزه یک مدیر تکیه نمی کنم. این مسیر اغلب باعث ایجاد خستگی، گردش مالی و هزینه پنهان بیشتر می شود. مسیر بهتر در ابتدا کندتر و بعدا قوی تر است. من این رویکرد را دوست دارم زیرا هم به تجارت و هم به افرادی که کار را انجام می دهند احترام می گذارد. هنگامی که روند بهبود می یابد، تیم حرکت کمتری را انجام می دهد. وقتی برنامه متناسب با تقاضا باشد، کف احساس ثبات بیشتری می کند. وقتی ناظران آتش نشانی را متوقف می کنند، می توانند به جای واکنش، مدیریت کنند. در حال حاضر من در مورد هزینه نیروی کار اینگونه فکر می کنم. نه به عنوان یک عدد برای فشار دادن، بلکه به عنوان یک سیگنال. اگر عدد زیاد است می پرسم زمان کجا می رود؟ اگر تیم شلوغ به نظر برسد اما خروجی ثابت بماند، من به جریان نگاه می کنم. اگر اضافه کاری عادی شود، قبل از اینکه به تعداد کارها نگاه کنم، برنامه را بررسی می کنم. این تغییر در تفکر به یک انبار کمک کرد تا از گران قیمت به سمت ناب حرکت کند. این می تواند به تیم های دیگر نیز کمک کند، تا زمانی که تغییرات عملی، قابل مشاهده و مرتبط با کار واقعی در زمین باشد.

وقتی به عملیات مشتری نگاه می‌کنم، مدام همان مشکل را می‌بینم: زمان زیادی برای تکرار کار صرف می‌شود، مراحل زیادی بین مشتری و پاسخ می‌ماند، و تیم قبل از اینکه رشد پیدا کند انرژی خود را از دست می‌دهد. در گزارش مشتری 2023، یک نتیجه برای من برجسته بود. نیروی کار 33 درصد کاهش یافت و تجارت به حرکت رو به جلو ادامه داد. من آن را به عنوان شانس نمی خوانم. من آن را به عنوان نشانه‌ای خواندم که تیم زباله‌ها را حذف کرد، روند را سخت‌تر کرد و ابزارهای بهتری برای کاری که مهم است به مردم داد. من فکر می کنم موضوع ساده است. کار دستی کمتر انتظار کمتر سردرگمی کمتر فضای بیشتر برای فروش فضای بیشتر برای خدمات فضای بیشتر برای رشد مداوم وقتی به یک تیم کمک می‌کنم تا این نوع مشکل را حل کند، با نقاط درد روزانه شروع می‌کنم. می‌پرسم کجا زمان ناپدید می‌شود، کجا اشتباهات اتفاق می‌افتد، و کجا مردم همان کار را با دست تکرار می‌کنند. من معمولاً چهار مشکل رایج را پیدا می‌کنم: - داده‌ها در مکان‌های زیادی زندگی می‌کنند - کارکنان بارها و بارها به یک سؤال پاسخ می‌دهند - پیگیری به تأخیر می‌افتد - مدیران نمی‌توانند تصویر کامل را با سرعت کافی ببینند فروشگاه اینترنتی کوچکی که با آن کار کردم دقیقاً این مشکل را داشت. سفارشات از کانال های مختلف رسید. این تیم جزئیات را در صفحات گسترده کپی کردند، سهام را با دست بررسی کردند و زمان زیادی را صرف رفع خطاهای قابل اجتناب کردند. مالک به من گفت که تیم در تمام طول روز مشغول بود، با این حال هنوز احساس می‌کردم کسب‌وکار گیر کرده است. ما روند کار را مرحله به مرحله تغییر دادیم. من به آنها کمک کردم تا داده های سفارش را در یک مکان قرار دهند. من به آنها کمک کردم ورود مکرر را قطع کنند. من به آنها کمک کردم قوانین ساده ای برای پیگیری وضع کنند. من به آنها کمک کردم تا عملکرد هر هفته را به جای حدس زدن بررسی کنند. تغییر در روز اول چشمگیر نبود. عملی بود تیم زمان کمتری را روی کار مدیریت صرف کرد و این به آنها زمان بیشتری برای صحبت با مشتریان، حل مشکلات و رسیدگی به سفارشات بیشتر با فشار کمتر داد. به همین دلیل است که من به گزارش هایی مانند این اعتماد دارم. آنها به من یادآوری می کنند که رشد همیشه از اضافه کردن افراد بیشتر حاصل نمی شود. گاهی اوقات از حذف کار ناشی می شود که همه را کند می کند. من همچنین فکر می‌کنم که این عدد مهم است زیرا به رهبران سیگنال واضحی می‌دهد. اگر زایمان کاهش یابد و رشد همچنان ادامه داشته باشد، روند احتمالاً سالم تر می شود. تیم هر روز با همان آتش‌ها مبارزه نمی‌کند. مردم می توانند تمرکز کنند. مشتریان تفاوت را احساس می کنند. کسب و کار اتاق تنفس بیشتری پیدا می کند. اگر بخواهم درس را در یک خط قرار دهم، این می‌شود: من می‌خواهم تیمم روی کسب‌وکار کار کند، نه اینکه درون آن گیر بیفتد. این همان پیشرفتی است که من در هر داستان مشتری به دنبال آن هستم. با ما در تیان تماس بگیرید: mr.tian@qilutrac.com/WhatsApp +8615376362288.

ماریا تامپسون 2023 کاهش هزینه نیروی کار از طریق برنامه ریزی بهتر دانیل بروکس 2023 حذف ضایعات از عملیات انبار سارا میچل 2023 چگونه بهبود فرآیند هزینه های اضافه کاری را کاهش داد کوین رینولدز 2023 نیروی انسانی ناب استراتژی های کارمند ناب برای مشاغل کوچک دستیابی به بهبود بهره وری تیم جیمز واکر 2023 عملیات مشتری و کارایی نیروی کار در سال 2023